总仓发货：当办事处发出补货申请，市场部根据总仓的库存数量，再确定所需补货的款号、数量，在总部SERVER版系统中录一张调拨单，单据上注明发货明细及发往哪个办事处，然后把单据传送到总仓库系统中。总仓仓管员根据市场部的调拨单备货，如果数量不够，可修改调拨单。然后仓管员审核该单，系统自动产生发货单，可打印出一式三份的发货单，一份随货同行，一份财务，一分仓库留底。下班前，仓管把数据传回市场部，这样市场部就可以监控总仓的库存状况和总仓每天的发货数量。

 

办事处收货：发货数据通过系统传送到各办事处，办事处就可以通过系统查询总部的发货单据（在办事处的系统中会自动生成入库单），并按此单进行货物验收。如果数量准确，就确认入库；如收货数与电脑数据不符，则修改入库单的数据，系统会自动产生收发差异表，可打印出来并发回总部。这样，总部可查找产生差异的原因，再根据公司管理规定进行处理。比如：修改发货单，冲红字等。

 

退换货：由分公司录入退货单，传回总公司，市场部调出分司传回的退货单，根据市场政策，进行审核，确定允许退货数量，并产生销售退货单，总仓库根据审核后的退货单收货传回分公司，分公司就可以查看到申请退货与实际退换货差异表。如是直属加盟店退换货，则直接在市场部录入即可。如是办事处的加盟店退换货，则由办事处录入系统生成办事处退货申请单传回总公司处理。

 

新货通知：当有新货时，总公司通过系统把新货资料传给各办事处。

 

库存通知：总部可把总仓的库存状况传给各分公司，分公司可查看到哪些货有货可以补货，哪些货只有少量，哪些货属货缺。（为了保密，只会显示：有货、少量、缺货信息，而不会显示总仓实际库存数）

 

条形码管理：为了保证库存的准确性，所有货物的入出仓、盘点都实行条码管理。即在各办事处和总仓都配一条码扫描器，在发货和收货时，都用条码枪对货物进行扫描，尺量减少窜款窜色现象。

 

库存盘点：可随时盘点，总仓和各办事处都可一边营业，一边盘点，盘点完后，可选指定某一天的库存数作为帐面库存进行比较，产生库存差异表，并可自动产生盘盈盘亏单，调整库存。

 

销售管理的实现：

 

销售价格的控制：最理想的方式是终端装有POS收银系统，这样，总部就能通过电脑控制价格，市场部制定好价格策略，例如：折扣，促销期，VIP卡打折，商品特价等。由电脑系统直接发到所有店铺和销售单位，销售单位POS系统一接收到总部传来的数据，会自动更新价格系统，就会按最新的价格进行销售。但如果终端没有电脑系统，则价格策略只能传送到办事处，办事处须根据系统的价格策略，打印出调价及促销变价的价格清单，传真通知各终端。并且每天要用人工去检查各终端传真回的销售报表，用半自动半人工的方式去控制售价，监督各终端统一执行总公司的价格策略。

 

销售数据的汇总：如终端有系统，则每天关店系统都会传回销售数据据到办事处。如终端没有POS系统，终端每天的销售须由终端填写日销售清单，传真至办事处，办事处再派员工录入系统，分公司收完各终端数据后，再把数据据传回总部SERVER。这样总部就能管理到所有办事处及下属专柜的销售情况。

 

销售分析：分销管理解决方案对销售分析有两种方式，第一种是做好了一些常用的分析报表：比如日报表，月报表等，这样能满足客户的大部分要求。另外，系统提供了自定义报表工具，客户可自己定义不同的条件，对数据进行筛选和分析。详见报表样张，在此就不一一详述。

 

加盟店、批发管理的实现：

 

真正意义上的加盟店应和自营的专卖店一样进行管理，这样才能达到统一形象，统一配送等所谓“六个统一”管理。总部和办事处应管理加盟店的价格，库存，销售状况。不同的只是加盟店的所有权不属公司，结算方式和专卖店不一样。XX公司的加盟店在总部和办事处下面都有，但现阶段其实都把他们当做批发商来处理。总部不需要管理加盟店的库存和销售状况。只要处理往来帐和退换货。

 

系统可以记忆不同的客户的折扣，不同的客户给不同的折扣，开单时，系统会自动调出该客户的折扣。

 

系统可以管理每个客户的信用额度，即每个客户的最大赊销额。这样，当超过信用额度时，系统不允许开单。最大限度地减轻经营风险。

 

系统会根据客户的购货和付款情况，自动产生客户应收款。并可进行帐龄分析，打印出催款通知单。　

 

专卖店管理的实现

 

专卖店的管理包括四个部分，一是数据采集及上传，二是库存及退换货处管理，三是权限控制，四是促销管理。其中一、二两个部分的实现方法前面已论述，在此不再详诉。

 

POS前台系统可对操作员进严格的权限控制。可控制操作员是否可以改售价，是否有打折权限，是否可以查看进价、库存数量等。系统对每笔交易都有详细记录，操作员是谁，异常折扣是谁授权，折扣率是多少，折让金额是多少等都可以查询到。

 

促销策略是由总部设定好，传到分公司，再由分公司分发到各终端前台的。促销的种类很多，如分时段促销，一次，二次促销，全场打折或指定商品折扣。VIP贵宾折扣，一次购物满指定金额当场享受折扣等。

 

总部与各分支机构通讯的实现

 

 

 企业邮箱申请：总部和各分支机构各自都需要一个专用邮箱用来交换数据。如公司有网站，最好用公司的邮箱。如没有网站，则需向某个商业网站如新浪、网易等ISP申请邮箱，最好申请收费邮箱。费用极低，每个月每个邮箱才需几元钱。

 

总部由于数据传送量大，最好申请一条ADSL宽频专线，包月费用才200元，不再计时。ADSL的速度是MODEM的速度的几十倍，下载数据更快。分支机构可用MODEM，最好也用ADSL上网。

 

在总部SERVER版的系统中，输入各分支机构的Email地址，在各办事处系统中输入总部的Email地址。

 

以上做好后，在日常工作中，总部操作员每天下班前只要按一下发送按钮，选择发送数据内容和发送的对象，就可完成数据发送过程。第二天上班点一个接收按钮，就要完成对各办事处数据的接收工作。

 

各分支机构每天上班按接收按钮接收总部下发数据。下班前按发送按钮发送销售及退换货等数据。操作极其简单。基本上是由系统自动完成。