采购管理

 

对于连锁销售行业来讲，采购管理显得非常的重要，对采购计划的准确性、采购收货的到货情况的提前掌握，对采购合同与订单的执行情况的跟踪，对采购付款情况的了解要求都非常高。因为这会直接影响到企业的经营计划、销售计划等的拟定。

 

采购管理系统，首先要做到既管理商品的采购，又管理设备的采购。可以在物品档案中将物品分为：商品、资产等类别。这样在使用采购管理时，就可以全面管理采购的物品。还可以在采购管理中，将采购的费用作为企业的成本一起记帐。比如进口商品的采购过程中产生的运费、进口关税等就可以记为采购成本费用。

 

其次应该提供流程式的采购管理，而且不仅支持正向流程的采购，还要支持反向流程的采购。

 

所谓正向流程，是指从采购申请到合同订单，再到收货、结算，终结于支付。反向流程则是从后面的功能带出前面功能进行的操作。如，允许一些简单物品的采购可以先由仓库收货再生成采购订单。哪个功能允许反向流程由连锁店企业自行约定。

 

第三，要提供业务递进式以及横向扩展的解决方案。企业可以根据自己的需求确定先使用哪些功能，再使用哪些功能。

 

业务功能除递进外，还有横向拉开的问题。核心功能配以增强功能和扩展功能将系统采购进程中的计划、过程、供货商评价等全方位的管理功能建立起来，增大管理者的视野管理角度。

 

第四，每个功能必须能够独立使用、独立查询，又可以与其他功能结合完成综合对比分析。

 

例如：从采购合同与订单可以查询采购额；采购合同与订单和采购收货结合可以得出收货率和供货商供货能力分析；采购合同与订单、采购收货、采购结算相结合，得出应结算额、预付款额；采购合同与订单、采购收货、采购结算、采购支付结合，得到应付款额等等。

 

最后，考虑到系统使用的功能细化以及业务财务分别独立操作的问题,系统将结算与支付分开使用。这样，使连锁店根据其职能的划分，有独立办理与供货商结算的机构。采购结算起到作用：确定结算的对象与金额。但是并不对支付进行管理。而采购支付是实际支付的当地财务部门使用的功能。财务部门根据结算单并且根据企业的银行存款情况进行向外支付。在支付同时加强财务监督与控制的职能。

 

销售管理

 

销售管理包括企业销售行为的所有内容。销售管理分为包括核心功能和增强功能。核心功能包括：客户确定、销售一般定价和特殊定价、销售合同和订单、销售交货、零售管理；增强功能包括：市场渠道方面：市场管理、渠道管理；销售机会与进程管理；客户方面：会员管理；销售方面：销售计划、报价管理、促销管理、商品分析、销售发票管理；服务方面：客户服务管理；电子商务。

 

信息化的销售管理，应该将销售过程溶于其中，这样可以灵活地、有借鉴性地生成销售计划，保障销售计划的可行性和准确性，从而大大减少企业盲目经营的可能性。因此，系统要在销售中全面管理企业的销售行为，也就是要既管理超市连锁的销售，又管理费用的收费。与采购管理相似，在销售管理中也要既支持正向流程的销售，同时也支持反向流程的销售，以满足不同物品销售的需求。这里的正向流程，是从合同订单到交货到收款。反向流程，也是从后面的功能带出前面的功能进行操作。如：零散物品销售可以先交货后再生成销售订单；再如，收款时与客户商讨进行价格的下浮调整后，可相应反向调整交货单和订单的价格。哪个功能允许反向流程由连锁店约定。

 

无论是批发销售还是零售，在销售过程中，提供完善的促销方法、会员管理以及灵活的价格控制是提高系统实施效果的重要环节。利用前端进行销售收款的数据采集，并管理到每一种商品的进货、销售和在架，提供销售数据的统计、向总部进行数据传送等功能，是销售管理系统发挥作用的能力保证。

 

库存管理

 

对库存管理从物流和资金流的角度分别进行考虑和设计，可以将库存管理分为物流和资金流两种处理方法。物流概念上的库存管理：重点对于库存数量进行管理。使用对象是业务人员。业务人员记录入库、出库和盘点的情况。对库存数字进行管理。

 

资金流概念上的库存管理：重点对于库存金额进行管理。表现为：库存记账管理。使用对象为：财务人员。财务人员对库存成本进行记帐管理。

 

具体到连锁零售企业，在连锁店的财务帐上，记录的只是属于连锁店库存成本的库存。而在连锁店的库存业务帐上，记录的确是：物流库存数量。

 

过去，企业在管理库存时，更多的管理的是“在库库存”。然而在现实经济活动中，有很多库外库存的问题需要管理，如：商品请货单已经完成，但是物品在运输途中。但是由于有“换货管理”的约定，连锁店很可能会返回换货。这些就是“库外库存”。

 

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